Capo chiama e scrive su WhatsApp in ferie: si deve rispondere?

Telefono che squilla, messaggi WhatsApp, email e notifiche aziendali: con gli smartphone staccare davvero dal lavoro è diventato sempre più difficile, anche durante le ferie. Ma il dipendente è obbligato a essere raggiungibile? Vediamo cosa prevedono le regole e quando una semplice comunicazione può trasformarsi in una vera richiesta di lavoro.

Buongiorno, sono un lavoratore dipendente e in questi giorni sono finalmente in ferie. Il problema è che il mio responsabile continua a contattarmi: prima qualche messaggio su WhatsApp, poi una telefonata per chiedermi alcune informazioni e infine un’email alla quale mi è stato chiesto di rispondere. Non sono formalmente reperibile e vorrei capire se durante le ferie sono obbligato a rispondere al telefono, leggere WhatsApp e controllare le email di lavoro. Posso semplicemente non rispondere fino al mio rientro?

La domanda arrivata alla redazione di Lavoro e Diritti riguarda una situazione nella quale probabilmente si riconoscono molti lavoratori, soprattutto in questi giorni di Ferragosto.

Con l’evoluzione degli strumenti di comunicazione, infatti, staccare davvero dal lavoro è diventato sempre più difficile.

Un tempo lasciare l’ufficio significava, nella maggior parte dei casi, interrompere anche i contatti professionali. Oggi il telefono che utilizziamo nella vita privata è spesso lo stesso sul quale arrivano messaggi di colleghi e responsabili, mentre email, WhatsApp e chat aziendali permettono di raggiungerci praticamente ovunque.

Anche sotto l’ombrellone.

Ma la possibilità tecnica di contattare un dipendente in qualsiasi momento non significa automaticamente che quel dipendente debba essere sempre a disposizione dell’azienda.

Vediamo allora cosa succede durante le ferie e, soprattutto, quali differenze ci sono tra telefonate, messaggi WhatsApp ed email.

Le ferie servono a staccare dal lavoro

Partiamo dalla regola fondamentale: le ferie sono un diritto irrinunciabile del lavoratore.

L’articolo 36 della Costituzione riconosce espressamente il diritto al riposo settimanale e alle ferie annuali retribuite, alle quali il lavoratore non può rinunciare.

La disciplina è completata dall’articolo 2109 del Codice civile e dall’articolo 10 del D.Lgs. 66/2003, che riconosce al lavoratore un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane, ferme restando le condizioni eventualmente più favorevoli previste dalla contrattazione collettiva.

Le ferie non rappresentano quindi semplicemente alcuni giorni nei quali il dipendente non si presenta fisicamente in azienda.

La loro funzione è consentire il recupero delle energie psicofisiche e permettere al lavoratore di disporre realmente del proprio tempo libero.

Ed è proprio qui che smartphone e nuovi strumenti di comunicazione hanno reso la situazione molto più complessa.

Con smartphone e WhatsApp il confine tra lavoro e vita privata è diventato più sottile

La tecnologia ha eliminato molte delle barriere fisiche che un tempo separavano il lavoro dalla vita privata.

Non serve più trovarsi davanti al computer dell’ufficio per essere raggiunti. Un responsabile può telefonare, inviare un WhatsApp, scrivere un’email o mandare un messaggio in una chat aziendale in pochi secondi.

E il lavoratore può ricevere tutto questo mentre si trova al mare, in montagna o dall’altra parte del mondo.

La conseguenza è che essere raggiungibili è diventato normale, ma questo non deve essere confuso con l’essere permanentemente disponibili a lavorare.

È proprio questa la distinzione fondamentale.

Una cosa è ricevere occasionalmente una comunicazione. Altra cosa è trascorrere le ferie continuando a rispondere a clienti, cercare documenti, impartire istruzioni, partecipare a riunioni o risolvere problemi aziendali.

In quest’ultimo caso il rischio è che il periodo destinato al riposo venga, almeno in parte, trasformato in una prosecuzione dell’attività lavorativa.

Il capo telefona mentre sono in ferie: devo rispondere?

Cominciamo dal mezzo più tradizionale: la telefonata.

Se il lavoratore è regolarmente in ferie e non è sottoposto a uno specifico regime di reperibilità, non esiste una regola generale che lo obblighi a tenere costantemente acceso il telefono per rispondere immediatamente al datore di lavoro.

Il semplice fatto che il responsabile telefoni non significa quindi che il dipendente debba essere disponibile in ogni momento della giornata.

Occorre però usare buon senso anche nella direzione opposta.

Una telefonata occasionale per una comunicazione eccezionale non significa automaticamente che le ferie siano state violate o interrotte.

Diversa è la situazione quando le telefonate diventano ripetute e servono a ottenere dal dipendente una vera prestazione: dare istruzioni, risolvere problemi, contattare clienti, organizzare il lavoro dei colleghi o svolgere altri compiti che normalmente farebbe durante l’orario di servizio.

In quel momento non stiamo più parlando soltanto della possibilità di essere contattati.

Stiamo parlando di lavoro durante le ferie.

WhatsApp del capo durante le ferie: bisogna rispondere?

È probabilmente il caso più comune oggi.

WhatsApp ha reso la comunicazione estremamente immediata e, proprio per questo, ha reso più difficile stabilire il confine tra una semplice informazione e una richiesta di lavoro.

Il responsabile può scrivere direttamente al dipendente oppure utilizzare un gruppo aziendale nel quale sono presenti colleghi e collaboratori.

Anche qui vale lo stesso principio: ricevere un messaggio non significa automaticamente essere obbligati a rispondere durante le ferie.

Pensiamo a due situazioni molto diverse.

Il responsabile scrive:

“Al tuo rientro ricordati che lunedì abbiamo la riunione alle 9”.

È una semplice comunicazione che, in linea di massima, non richiede lo svolgimento immediato di una prestazione.

Diverso sarebbe ricevere messaggi come:

“Puoi controllarmi subito quel documento?”, “Mandami il file che avevi preparato”, “Chiama il cliente e risolvi il problema” oppure “Accedi al gestionale e verifica cosa è successo”.

In questi casi il messaggio contiene una vera richiesta di svolgere un’attività lavorativa.

Ed è questo, più che il mezzo utilizzato, l’elemento da valutare.

E se arriva un’email di lavoro?

Lo stesso ragionamento vale per la posta elettronica aziendale.

Il fatto che un’email venga recapitata mentre il dipendente è in ferie non comporta automaticamente che debba essere letta e gestita immediatamente.

Salvo particolari obblighi derivanti dal rapporto di lavoro, il dipendente in ferie non dovrebbe essere tenuto a controllare sistematicamente la casella di posta come se fosse regolarmente in servizio.

Anche in questo caso bisogna distinguere tra ricezione e prestazione.

Un’email può tranquillamente rimanere nella casella di posta ed essere letta al rientro.

Se invece il datore pretende che durante le ferie il lavoratore controlli quotidianamente la posta, risponda ai messaggi e svolga le attività richieste, la questione cambia.

Non è più soltanto una comunicazione ricevuta durante le ferie: è una richiesta di mantenere una parte dell’attività lavorativa anche durante il periodo destinato al riposo.

Telefono, WhatsApp o email: dal punto di vista delle ferie cambia poco

È quindi sbagliato concentrarsi esclusivamente sullo strumento utilizzato.

Dal punto di vista del diritto alle ferie, telefono, WhatsApp, email, SMS o chat aziendale sono essenzialmente mezzi attraverso i quali avviene la comunicazione.

Ciò che conta davvero è il contenuto della richiesta.

Bisogna distinguere tra:

• una semplice comunicazione occasionale;
• una richiesta di svolgere effettivamente un’attività lavorativa;
• un obbligo di reperibilità previsto e regolamentato;
• un vero e proprio richiamo dalle ferie.

Sono quattro situazioni differenti e non possono essere trattate allo stesso modo.

Essere raggiungibili non significa essere reperibili

Questo è forse il concetto più importante da ricordare.

Avere uno smartphone non significa essere in reperibilità.

La reperibilità è un istituto specifico che può essere disciplinato dal CCNL, dagli accordi aziendali o dalle regole applicabili al singolo rapporto.

In determinati settori e mansioni il dipendente può essere inserito in turni nei quali deve effettivamente essere raggiungibile e pronto a intervenire.

In questi casi bisogna verificare le regole previste dal contratto, le fasce di reperibilità, l’eventuale indennità e il trattamento spettante in caso di effettivo intervento.

È una situazione completamente diversa da quella del lavoratore che si trova normalmente in ferie e che viene contattato semplicemente perché il responsabile sa di poterlo raggiungere sul cellulare.

La tecnologia rende possibile il contatto. Non crea da sola un obbligo di reperibilità.

E se il telefono è aziendale?

Anche il fatto di avere con sé un telefono aziendale non significa necessariamente essere obbligati a rimanere disponibili durante tutte le ferie.

Bisogna verificare quali siano le regole aziendali sull’utilizzo del dispositivo, il contratto applicato e soprattutto se al lavoratore sia stato attribuito uno specifico obbligo di reperibilità.

La semplice disponibilità materiale dello smartphone non può essere automaticamente equiparata a un turno di reperibilità.

Lo stesso ragionamento vale per computer portatili, tablet e altri strumenti messi a disposizione dall’azienda.

Durante le ferie esiste un diritto alla disconnessione?

Quando si parla di telefonate ed email fuori dall’orario di lavoro viene spesso utilizzata l’espressione diritto alla disconnessione.

È necessario però fare una precisazione.

Nel nostro ordinamento esiste una disciplina specifica della disconnessione nell’ambito del lavoro agile.

L’articolo 19 della Legge 81/2017 stabilisce infatti che l’accordo relativo allo smart working debba individuare i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione del lavoratore dagli strumenti tecnologici utilizzati per lavorare.

Il Protocollo nazionale sul lavoro agile nel settore privato ha ulteriormente valorizzato questo principio, prevedendo una fascia di disconnessione nella quale il lavoratore non eroga la prestazione. Lo stesso Protocollo precisa che, nelle assenze legittime, comprese le ferie, il lavoratore può disattivare i propri dispositivi di connessione.

Non bisogna però concludere che soltanto chi lavora in smart working abbia diritto a riposarsi durante le ferie.

Il diritto alle ferie e alla loro effettiva fruizione ha una propria tutela, indipendente dalla disciplina specifica prevista per il lavoro agile.

Il capo può richiamare il dipendente dalle ferie?

Un’altra cosa ancora è il richiamo dalle ferie.

Può verificarsi un’esigenza aziendale sopravvenuta per la quale il datore di lavoro chieda al dipendente di interrompere le vacanze e tornare al lavoro.

Non esiste però una disciplina identica per qualsiasi rapporto.

Occorre verificare soprattutto il CCNL applicato, perché diversi contratti collettivi regolano il richiamo dalle ferie e possono prevedere il rimborso delle spese sostenute dal dipendente per il rientro anticipato e, in alcuni casi, per tornare successivamente nel luogo nel quale stava trascorrendo le vacanze.

Una telefonata con cui viene chiesta un’informazione e un vero richiamo in servizio sono quindi situazioni profondamente differenti.

Leggi anche: Ferie interrotte dal datore: quando il richiamo al lavoro è legittimo

Cosa succede se il lavoratore non risponde?

Arriviamo alla domanda posta dal nostro lettore: posso semplicemente non rispondere?

Se il dipendente è regolarmente in ferie, non è sottoposto a reperibilità e non esistono specifici obblighi derivanti dal contratto o dalla disciplina applicabile, non si può partire dal presupposto che debba trascorrere le ferie controllando continuamente telefono, WhatsApp ed email aziendali.

Ciò non significa, però, che sia possibile formulare una regola assoluta valida per qualsiasi lavoratore e qualsiasi circostanza.

Prima di ignorare una richiesta che potrebbe avere particolare rilevanza è opportuno verificare se esistano obblighi specifici derivanti dal proprio CCNL, dal contratto individuale, da accordi aziendali o da un eventuale regime di reperibilità.

Ma la semplice circostanza di possedere un telefono e di poter essere raggiunti non rende il lavoratore automaticamente disponibile per l’azienda durante tutte le ferie.

E se rispondo a un WhatsApp di pochi secondi?

Anche qui è opportuno evitare automatismi.

Rispondere una volta a un messaggio o fornire una breve informazione non significa necessariamente che l’intero periodo di ferie venga meno o che una giornata debba automaticamente essere considerata lavorativa.

Bisogna valutare concretamente durata, frequenza e contenuto dell’attività richiesta.

Il problema diventa molto più evidente quando il lavoratore, pur essendo formalmente in ferie, è costretto sistematicamente a svolgere compiti che richiedono tempo e impegno.

Per esempio collegarsi al computer, partecipare a una videoconferenza, predisporre un documento, gestire una pratica o seguire clienti sono attività ben diverse dal rispondere occasionalmente a una domanda.

Se telefonate e messaggi diventano continui, cosa può fare il lavoratore?

Se il contatto durante le ferie non è occasionale ma diventa sistematico, una prima soluzione può essere semplicemente comunicare con chiarezza che si è in ferie, indicando la data prevista per il rientro.

Per le email può essere utile impostare una risposta automatica che informi dell’assenza e, quando l’organizzazione aziendale lo consente, indichi il collega o l’ufficio al quale rivolgersi per le questioni urgenti.

Se invece le richieste continuano e comportano lo svolgimento di vere prestazioni lavorative, è opportuno conservare email e messaggi ricevuti e verificare la disciplina prevista dal proprio contratto e dal CCNL.

Nei casi più problematici può essere utile rivolgersi a un professionista o a un’organizzazione sindacale per valutare concretamente la situazione.

Quindi durante le ferie posso spegnere il telefono?

Torniamo infine alla richiesta arrivata alla nostra redazione.

Per un lavoratore che si trova regolarmente in ferie e non è sottoposto a un obbligo di reperibilità, non esiste un generale obbligo di trascorrere le proprie vacanze controllando continuamente telefonate, WhatsApp ed email di lavoro.

Questo non significa che qualsiasi contatto del datore sia illegittimo né che una telefonata occasionale costituisca automaticamente una violazione del diritto alle ferie.

Il punto è un altro.

Essere contattabili non significa essere sempre a disposizione.

Una comunicazione occasionale può rimanere tale. Ma se il dipendente deve continuare a rispondere alle email, gestire clienti, inviare documenti, collegarsi ai sistemi aziendali e risolvere problemi, allora il confine tra ferie e lavoro diventa sempre più difficile da sostenere.

Ed è proprio questo uno dei problemi creati dall’evoluzione della comunicazione digitale: oggi possiamo essere raggiunti praticamente ovunque, ma questo non significa che dobbiamo lavorare ovunque e in qualsiasi momento.

Le ferie restano un periodo destinato al riposo e al recupero delle energie psicofisiche. E lo smartphone che ci accompagna anche sotto l’ombrellone non può, da solo, trasformarle in una forma di reperibilità permanente.

Riferimenti normativi

I principali riferimenti sono l’articolo 36 della Costituzione, l’articolo 2109 del Codice civile e l’articolo 10 del D.Lgs. 66/2003, che tutelano il diritto alle ferie annuali retribuite.

Per il lavoro agile assume inoltre particolare rilievo l’articolo 19 della Legge 81/2017, che prevede nell’accordo individuale l’individuazione dei tempi di riposo e delle misure necessarie ad assicurare la disconnessione dagli strumenti tecnologici.

Restano infine fondamentali il CCNL applicato, gli eventuali accordi aziendali e il contratto individuale, soprattutto quando si parla di reperibilità o richiamo dalle ferie.

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