Il Manuale di Gestione Informativa nei processi BIM

Quando si parla di BIM, siamo abituati a sentire parole complicate e sigle impossibili da ricordare.

Oggi ti spiego brevemente e in modo semplicissimo che cos’è e a cosa serve il Manuale di Gestione Informativa.

All’interno del blog è disponibile anche un vero e proprio glossario BIM che raccoglie le principali sigle con relativi significati, riferiti a procedure, tools e documenti di natura operativa e strategica.

Inoltre, se ti occupi di BIM, ti ricordo che puoi gestire tutto il processo e i flussi di lavoro utilizzando una piattaforma gratuita e semplice da utilizzare: usBIM.

Organizzare in modo corretto il lavoro attraverso il manuale di gestioni delle informazioni

Che cos’è un manuale di gestione delle informazioni

Il Manuale di Gestione Informativa o OIB (Organization Information HandBook) è un documento che nasce dall’esigenza di fissare regole di indirizzo complessivo, non relative alla singola commessa, al fine di organizzare in modo ottimale qualsiasi processo BIM.

In sintesi, dovrebbe essere un documento strettamente connesso a strumenti come il Manuale della Qualità Aziendale (ISO 9000), che fissi regole generali di carattere organizzativo.

Infatti, con lo sviluppo del BIM, sono emerse una serie di nuove problematiche relative al BIM document management.
E’ risultata, quindi, necessaria l’adozione di una disciplina in grado di strutturare i processi BIM, e rispondere alle esigenze dell’azienda nel suo insieme, al di là della singola commessa/intervento/contratto.

Non è più sufficiente, quindi, il BEP (BIM Execution Plan) perché non pensato per soddisfare la complessità del sistema, dei ruoli e dei processi a livello di “organizzazione”.

Attualmente la definizione di un Manuale di Gestione Informativa è una proposta ancora in via di sistematizzazione a cui però fanno esplicito riferimento le seguenti normative nazionali e internazionali:

• la ISO ISO 19650 a livello internazionale
• la PAS 1192 in Gran Bretagna.

L’obiettivo dichiarato dalle norme è proprio quello di proporre una struttura informativa ben definita nel quadro generale dei processi edilizi che completerebbe l’indirizzo tracciato dal quadro normativo vigente.

Manuale BIM per i processi a livello organizzativo

L’errore più comune è considerare il BIM come un software; l’approccio corretto, strutturato proprio all’interno del manuale organizzativo, lo inquadra invece come una ristrutturazione dei flussi di lavoro. Standardizzare i processi a livello istituzionale o societario significa garantire che ogni collaboratore, interno o esterno, parli la stessa lingua informatica. Questo approccio riduce drasticamente i tempi di avvio delle singole commesse, poiché le regole del gioco sono già scritte, validate e pronte per essere applicate.

Standardizzazione dei flussi di lavoro e governance dei dati

La governance dei dati è il cuore pulsante della gestione informativa aziendale. All’interno del manuale d’organizzazione vengono delineate le linee guida per la creazione, la gestione e la conservazione del patrimonio informativo dell’intera struttura. Non si tratta solo di stabilire “come” modellare, ma di decretare chi è responsabile di ogni singolo dato e in quale momento. Il manuale definisce la struttura dell’Ambiente di Condivisione Dati (ACDat o CDE), i flussi di approvazione dei documenti e i requisiti minimi di sicurezza informatica.

Fissare questi paletti a monte permette di creare un ecosistema digitale scalabile. Senza una solida governance aziendale, ogni progetto diventerebbe un’isola a sé stante, rendendo impossibile la capitalizzazione dell’esperienza e la creazione di uno storico strutturato dei dati energetici, manutentivi o economici.

Ruoli, responsabilità e competenze nel team BIM aziendale

Un processo digitalizzato si muove sulle gambe delle persone. Il manuale a livello organizzativo ha il compito di mappare l’organigramma BIM dell’azienda, definendo con precisione competenze e sfere d’azione in conformità con le normative vigenti (come la UNI 11337-7 in Italia). Dal BIM Manager, stratega della digitalizzazione aziendale, ai BIM Specialist e BIM Coordinator, ogni figura deve trovare nel manuale la propria collocazione e i propri confini operativi.

L’obiettivo è creare una matrice di responsabilità chiara che elimini le sovrapposizioni e i vuoti decisionali. Il documento deve inoltre prevedere i piani di formazione continua e i criteri di valutazione delle competenze digitali, assicurando che il team sia sempre allineato all’evoluzione tecnologica e normativa del settore.

Ruoli, responsabilità e competenze nel team BIM

Come un manuale di gestione informativa supporta i flussi di lavoro ISO 19650

Un manuale di gestione informativa funge da ponte operativo tra le linee guida teoriche della norma ISO 19650 e l’applicazione pratica quotidiana all’interno di una commessa o di un’organizzazione.

La ISO 19650 definisce il cosa fare per gestire le informazioni lungo l’intero ciclo di vita di un bene, mentre il manuale stabilisce il come farlo concretamente, traducendo i requisiti standardizzati in procedure aziendali applicabili.

Di seguito vedremo come il manuale di gestione informativa supporta e concretizza i flussi di lavoro previsti dalla ISO 19650.

Traduzione dei requisiti informativi (da OIR/PIR a EIR)

La ISO 19650-1 e 2 pongono una forte enfasi sulla definizione dei requisiti informativi fin dalle prime fasi del ciclo di vita del progetto. Il manuale supporta questo flusso standardizzando la struttura dei vari livelli di requisiti:

• OIR (Organizational Information Requirements) – il manuale traduce gli obiettivi strategici aziendali in linee guida tecniche;
• PIR (Project Information Requirements) – fornisce i template per estrarre le esigenze informative specifiche dello specifico progetto;
• EIR (Exchange Information Requirements) – il manuale contiene i modelli e le matrici di dati preconfigurate per permettere al committente di redigere un capitolato informativo chiaro, coerente e allineato agli standard internazionali.

 Standardizzazione della Common Data Environment (CDE)

Il cuore pulsante della ISO 19650 è l’Ambiente di Condivisione Dati (CDE o ACDat). La norma definisce i quattro stati formali del dato: Work in Progress (WIP), Shared (In condivisione), Published (Pubblicato) e Archived (Archiviato).

Il manuale interviene regolamentando l’applicazione pratica di questi stati:

• Definisce le regole di naming dei file (la stringa di identificazione univoca richiesta dalla norma).
• Stabilisce i metadati obbligatori da associare a ciascun contenitore informativo (stato, revisione, classificazione).
• Delinea i flussi di approvazione e i gatekeeper (i responsabili) necessari per il passaggio delle informazioni da uno stato all’altro (es. da WIP a Shared).

Supporto alla fase di offerta e pianificazione (BEP)

Durante la fase di gara e di pre-affidamento, la ISO 19650 richiede la produzione di un BIM Execution Plan (BEP) pre-contrattuale, seguito da un BEP definitivo post-contrattuale in caso di aggiudicazione.

Il manuale aziendale supporta i fornitori inserendo al proprio interno:

• template strutturati di BEP pronti per essere compilati, riducendo i tempi di risposta ai bandi;
• matrici di responsabilità (RACI) pre-configurate, che mappano i ruoli previsti dalla ISO 19650 (Appaltante/Appaltatore principale/Sub-appaltatore) con le funzioni operative reali;
• procedure per la valutazione della capacità e della maturità tecnologica del…